- sous la forme d’un questionnaire (le formulaire sera téléchargeable ci-dessous à partir d'octobre 2011 ) dûment complété et visé par le Conseil Scientifique de l’Université ou le responsable de l’établissement ;
- pour les universités avant la fin de l’année 2011, après visa du Conseil Scientifique
- pour les autres établissements :
-Avant la fin de l’année 2011 pour les colloques qui se dérouleront au cours du 1er semestre 2012 (1er janvier au 31 juillet);
-Au cours du mois de mars 2012 pour les manifestations du second semestre 2012 (1er août au 31 décembre).
Rennes Métropole décide de l’attribution de subventions en conseil communautaire :
- au mois de mars pour les colloques organisés de janvier à juillet
- au mois de juillet pour les colloques organisés d’août à décembre- pour les subventions jusqu’à 1 800 € inclus, la subvention est versée après transmission d’un rapport scientifique succinct, dans un délai de trois mois à partir de la date du colloque ;
- pour les subventions de plus de 1 800 €, la subvention est versée après transmission d’un rapport scientifique et un état récapitulatif de dépenses du montant de la subvention, certifié conforme par l’agent comptable ; et ceci dans un délai de six mois à partir de la date du colloque ;
- le rapport scientifique doit être signé par le responsable scientifique du colloque et adressé au service de la recherche de l’établissement, qui apposera son visa avant de le transmettre à Rennes Métropole ;
- le délai de transmission des pièces dépassé, la subvention est annulée.